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How to Write an Email
09/01/2011
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I Personal Branding non è ciò che spesso la gente pensa,  l’essere presente su quanti più social network possibili, e condividere il più possibile. Quello si chiama semplicemente Spam, ossia creare rumore. Come accennavo in un post precedente, una persona si identifica per ciò che fa, e lo dimostra in gran parte in base al modo in cui comunica.

Il scrivere una mail efficace ed efficiente è importante, sia per motivi di chiarezza, che per rispetto della persona a cui ci rivolgiamo. Spesso non si ricorda il fattore tempo. Un’email chiara nei suoi punti è importante sia per le informazioni che vengono date, sia per il tempo che viene risparmiato dal destinatario nel capire quello che si vuole comunicare, rispettando quindi il costo opportunità di colui al quale ci rapportiamo, il tempo (inteso come risorsa) infatti utilizzato per capire la comunicazione, è tempo tolto ad altre opportunità.

The Email

Escludendo le eventuali e necessarie frasi di rito, quali il saluto e la firma, a mio parere, la struttura di un’email efficace consiste in 3 parti fondamentali:

  • Introduzione: Spesso la più importante, infatti di sovente un’email viene scartata sul nascere se chi la legge non si trova nulla di valevole da essere letta. Questa fase consiste in un paio di sentenze, con le quali ci si presenta (nel caso non si conosca il destinatario), e dove si introduce il problema od il tema della richiesta. Così facendo ,si prepara il destinatario a fare mente locale, sui concetti generali di cui si tratterà nella fase successiva.
  • Spiegazione: Il corpo centrale dell’email, in questo punto deve essere spiegato in modo esaustivo ciò a cui si riferisce, che sia un problema o od una proposta commerciale. Nel caso che questa sia una prima comunicazione sul tema, devono essere spiegati i punti principali, che possano essere di possibile interesse e coinvolgimento per chi legge. Nel caso di successive comunicazioni, l’interesse è presente da ambo le parti, e devono essere utilizzati metodi per rendere più chiaro il messaggio, strutturando il messaggio ed usando ad esempio bulletpoints, in modo che risulti chiaro da leggere ed facile da memorizzarsi.
  • Proposta/Soluzione: La parte nella quale si espone la proposta, basandosi sulle informazioni spiegate nella parte precedente. Nel caso si una proposta si devono spiegare i pro della propria idea ed eventuali vantaggi sulla realizzazione della stessa, nel caso la mail esponga un problema, è gradevole seguire un concetto su cui ho ragionato parecchio “Non criticare se non hai una soluzione” (vd. ultima stagione di “The Apprentice“) ed esporre, rispetto alle proprie riflessioni, la modalità di azione.

Scrivere un’email è sempre qualcosa di molto personale, infatti in ciò che si scrive si vede molto della personalità di chi si ha di fronte. Ad esempio, si può capire dal lessico il suo livello culturale, dalla struttura del messaggio il modo in cui ragiona, e quindi di riflesso anche da quello che viene scritto all’interno di un post ;-).

Una cosa importante che deve essere sempre tenuta a mente, è la Brevità e la Chiarezza, infatti più il target è in alto in un livello societario, più cose dovrà gestire, quindi meno tempo avrà a disposizione da dedicare alla vostra comunicazione, la prima impressione spesso è tutto, ed una buona email è sempre un buon biglietto da visita.

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Edoardo Piccolotto

Dad, husband, MBA graduate, I work as a Web Marketer on an Ecommerce Company, where I implement strategic decisions by using data and lean-organization methodologies.

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